Zaprotokołowania przez notariusza wymagają niektóre uchwały zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, np. uchwały dotyczące zmiany treści umowy spółki, obniżenia wysokości kapitału zakładowego w trybie art. 199 § 5 KSH lub przeniesienia siedziby spółki za granicę).
Notarialny protokół sporządza się również często ze zgromadzeń, których przedmiotem jest:
• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
• powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,
• udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
W przypadku spółki akcyjnej wszystkie uchwały walnego zgromadzenia wymagają umieszczenia ich w protokole sporządzonym przez notariusza w formie aktu notarialnego.
Protokół zawiera między innymi:
• listę obecności osób biorących udział w obradach wraz z ich podpisami,
• zapis przebiegu obrad,
• wnioski zgłaszane przez uczestników,
• odnotowanie faktu opuszczenia przez osobą biorącą udział miejsca obrad,
• odnotowanie faktu zgłoszenia sprzeciwu przez uczestnika,
• odnotowanie faktu żądania tajności obrad,
• treść podjętych uchwał wraz z wynikami głosowania.